Privacyverklaring

Khonraad verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van de AVG.

Khonraad hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en draagt ervoor zorg dat persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. Deze privacyverklaring beschrijft wie wij zijn, welke informatie wij over u verzamelen, hoe wij uw persoonlijke informatie verkrijgen en hoe we die informatie gebruiken. Deze privacyverklaring beschrijft ook de maatregelen die we nemen om de veiligheid van uw persoonlijke informatie te beschermen en hoe u contact met ons kunt opnemen over ons informatiebeveiligingsbeleid en privacybeleid, waaronder het uitoefenen van uw privacyrechten.

Wie zijn wij?

Khonraad maakt het voor sectorale partijen (o.a. gemeenten, GGZ-instellingen, diverse maatschappelijke dienstverleners, politie, justitie en inspectie) mogelijk om samen te werken in elektronische dossiers in het kader van de uitvoering van de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg, de Wet zorg en dwang en de Wet tijdelijk huisverbod.

De workflows ter ondersteuning van de crisismaatregel, het verkennend onderzoek en de inbewaringstelling worden, samen met Huisverbod-Online, in Khonraad integraal aangeboden. Daarnaast zijn ook ondersteunende diensten (o.a. Berichtenbox, Printservice en Nationale Hoorservice) beschikbaar in Khonraad.

Scope van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring beperkt zich tot de (persoons)gegevens die door Khonraad worden verwerkt in de rol van Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betreft de verwerking van de gegevens van onze (toekomstige) klanten, accounthouders, sollicitanten en leveranciers.

Daarnaast verwerkt Khonraad (persoons)gegevens in de rol van Verwerker. Voor de afspraken die hierover zijn gemaakt verwijzen wij u naar de verwerkersovereenkomst, die is afgesloten tussen Khonraad en Verwerkingsverantwoordelijke.

Grondslag van de verwerking

Khonraad baseert de verwerking van deze (persoons)gegevens op drie van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG, eerste lid, onder b, namelijk: “De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is.“, “De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen” en “De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor één of meer specifieke doelen.“.

Hoe krijgen wij de gegevens die wij verwerken?

a. Informatie die uw organisatie aan ons doorgeeft bij de aansluiting op of contractering door Khonraad

Wanneer een organisatie zich oriënteert op of verzoekt om aansluiting op Khonraad, zullen wij de benodigde organisatiegegevens opvragen. Dit geldt ook bij contractering van een leverancier door Khonraad.

b. Informatie die u aan ons doorgeeft tijdens het doen van de accountaanvraag

Wanneer u een account bij ons aanvraagt, zullen wij de accounthouder vragen om een account aanvraagformulier in te vullen.

c. Informatie die we verzamelen wanneer u gebruik maakt van het Khonraad systeem

Tijdens het gebruik van het Khonraad systeem verzamelen wij de volgende gegevens van u: uw IP adres, het inloggen in het systeem en vervolgens op accountniveau de vier basisoperaties die op het systeem uitgevoerd kunnen worden, namelijk het toevoegen van nieuwe gegevens, het opvragen van gegevens, het wijzigen van gegevens en het verwijderen van gegevens.

d. Informatie die u aan ons doorgeeft via het contactformulier op onze website

Wanneer u een vraag of verzoek aan ons richt via het contactformulier op onze website, vragen wij u om uw contactgegevens in te voeren.

e. Informatie die u ons toestuurt in het kader van uw sollicitatie

Het gaat hier om informatie die wij nodig hebben om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, bijvoorbeeld uw motivatiebrief of CV.

Welke gegevens verwerken we van u (maximaal)?

Organisatie:

• Juridische naam organisatie
• Vertegenwoordiger organisatie (geslacht, naam , functie, handtekening)
• Organisatie bezoekadres
• Organisatie postadres
• Organisatie algemeen telefoonnummer
• Factuuradres
• Betalingsgegevens

Accounthouder:

• Geslacht
• Voorletters
• Voorna(a)m(en)
• Achternaam
• Evt. titulatuur
• Geboortedatum
• (Mobiel) telefoonnummer
• E-mailadres
• BIG-/dienst-/A-nummer
• Functie/rang
• Werkgever
• Controlevraag
• Handtekening
• Rol
• Startdatum account
• Einddatum account
• Inlognaam
• Verkeersgegevens

Contactpersoon (bijvoorbeeld contactpersoon i.k.v. verwerkersovereenkomst, functionaris voor de gegevensbescherming, directiesecretariaat etc.):

• Geslacht
• Naam
• E-mailadres
• (Mobiel) telefoonnummer

Sollicitant:

• NAW-gegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Salarisindicatie
• Referenties

Hoe gebruiken we de verzamelde gegevens?

a. Leveren van diensten

Khonraad gebruikt uw gegevens voor het verlenen van toegang tot het Khonraad systeem en het gebruik maken van zowel de diensten binnen dit systeem als de diensten die worden geleverd door onze servicedesk.

b. Planning, beheer en beveiliging van het dataverkeer

Daarnaast gebruikt Khonraad uw gegevens voor planning, beheer en beveiliging van ons dataverkeer. Door het dataverkeer te analyseren krijgen wij essentiële informatie over het gebruik en de belasting van ons systeem. Op basis van deze informatie kunnen wij ons systeem gericht uitbreiden en verbeteren.

c. Analyse

Khonraad kan ad hoc en periodiek geaggregeerde gegevens op het niveau van de gemeentelijke- en veiligheidsregio verstrekken aan door onze klanten aangewezen partijen, waarvan de belangrijkste hieronder worden genoemd:

• Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
• Ministerie van Justitie en Veiligheid
• Centraal Bureau voor de Statistiek
• VNG
• dNGGZ
• Zorg- en Veiligheidshuizen
• Zorg- en Veiligheidsregio’s
• Gemeentelijke gezondheidsdiensten
• Gemeenten waarmee de eigen cijfers dienen te worden vergeleken
• Door het rijk bekostigde instellingen voor hoger onderwijs als benoemd in artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek

Afspraken hierover zijn ook vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

d. Facturatie

Khonraad verwerkt gegevens ten behoeve van facturatie van de door ons geleverde diensten.

e. Voldoen aan wettelijke verplichting

Wij hanteren de wettelijke bewaartermijnen en zullen gegevens verstrekken aan derden indien dit noodzakelijk is in het kader van het voldoen aan een wettelijke verplichting.

f. Informeren van onze bestaande klanten

Indien nodig in het kader van onze dienstverlening nemen we telefonisch of per e-mail contact met u op.

Periodiek informeren wij u als klant over nieuws met betrekking tot de dienstverlening die u afneemt en/of vergelijkbare dienstverlening. Ieder nieuwsbericht bevat een link waarmee u zich kunt afmelden.

g. Afhandelen van vragen of verzoeken die bij ons binnenkomen via het contactformulier op onze website

Om uw vraag of verzoek correct te kunnen afhandelen hebben wij minimaal uw naam- en e-mailadres nodig, zodat wij met u kunnen communiceren. Wij vragen alleen gegevens die nodig zijn voor een correcte afhandeling van uw contactverzoek.

h. Sollicitatie

Heeft u gereageerd op onze vacature of heeft u een open sollicitatie gestuurd? Dan verwerken wij de door u verstrekte persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen.

i. Geen verwerking voor overige doeleinden

Uw (persoons)gegevens zullen niet voor overige doeleinden worden verwerkt.

Delen van uw gegevens met derden

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan derde partijen verstrekken, indien:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• dit nodig is om de overeenkomst uit te voeren en conform de afspraken die hierover binnen de keten zijn gemaakt;
• u hier toestemming voor geeft;
• wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld het informeren van onze bestaande klanten door middel van de Khonraad krant);
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken, zijn:

• IT- leveranciers en dienstverleners
• Bezorgingsdiensten

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

a. Bewaartermijn

Khonraad bewaart uw (persoons)gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking.

Wij bewaren gegevens van accounthouders gedurende de looptijd van het account. Nadat uw account is afgesloten hanteren wij de wettelijke bewaartermijn. Deze is afhankelijk van de dienst waarvan u gebruik maakt. Voor de Wvggz en de Wzd geldt een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar, conform BW artikel 7:454. Voor de Wet tijdelijk huisverbod geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar.

Wij vernietigen gegevens van sollicitanten direct nadat de sollicitatieprocedure is afgerond, tenzij de sollicitatie leidt tot een indiensttreding. Met uw toestemming bewaren wij de gegevens maximaal 1 jaar na de sollicitatie.

Wij bewaren facturen gedurende een periode van 7 jaar ten behoeve van de belastingdienst.

b. Wat doen we met uw gegevens na afloop van de bewaartermijn?

Na afloop van de wettelijke bewaartermijn worden uw gegevens vernietigd, in overeenstemming met de daarop van toestemming zijnde wetgeving.

Beveiliging (persoons)gegevens

Artikel 32 van de AVG verplicht Khonraad om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Zo worden de (persoons)gegevens die u invult op op onze website versleuteld en vindt de verzending van (persoons)gegevens via een beveiligde verbinding plaats.

Uw privacyrechten

Als u wilt weten welke persoonsgegevens Khonraad van u verwerkt, dan kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen. Khonraad behandelt uw verzoek binnen een redelijke termijn.

Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.

U kunt, in een aantal gevallen, vragen om verwijdering of wissing van uw gegevens.

Wilt u de (digitale) persoonsgegevens die Khonraad van u verwerkt ontvangen, dan kunt u een beroep doen op uw recht op dataportabiliteit. Dit houdt in dat u uw gegevens verstrekt krijgt in een vorm waarin u deze, mocht u dit wensen, eenvoudig door kunt geven aan een andere organisatie.

Ook kunt u verzoeken om beperking van het verwerken van uw gegevens of daartegen bezwaar maken.

Tenslotte heeft u ook het recht om een klacht met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

U kunt uw verzoeken per e-mail sturen aan:

fg@khonraad.nl